엑셀로 작성한 견적서나 정산표를 PDF로 저장했는데 마지막에 아무 내용도 없는 빈 페이지가 추가되는 경우가 있습니다. 표는 한 장뿐인데 PDF가 두세 장으로 저장되거나, 오른쪽에 작은 표 조각만 남은 페이지가 생기기도 합니다.
이때는 PDF 파일을 먼저 수정하기보다 엑셀의 인쇄 미리보기에서 원인을 확인하는 것이 좋습니다. 대부분 인쇄 영역, 사용된 셀 범위, 페이지 나누기, 저장 대상 설정을 순서대로 점검하면 문제를 구분할 수 있습니다.
가장 먼저 할 일은 Ctrl+P를 눌러 빈 페이지가 실제 인쇄 미리보기에도 나타나는지 확인하는 것입니다. 미리보기에서 불필요한 페이지가 보이면 인쇄 영역을 다시 지정하고, 그래도 해결되지 않으면 Ctrl+End로 마지막 사용 셀을 확인하세요.
엑셀 PDF 빈 페이지, 먼저 증상부터 구분하세요
빈 페이지라고 해도 모두 같은 원인으로 생기는 것은 아닙니다. 완전히 비어 있는 페이지와 표의 일부만 들어 있는 페이지는 해결 방법이 다릅니다.
- 문제가 있는 엑셀 파일을 엽니다.
- Ctrl+P를 눌러 인쇄 미리보기를 엽니다.
- 페이지 이동 버튼으로 첫 페이지부터 마지막 페이지까지 확인합니다.
- 불필요한 페이지가 마지막에 붙는지, 중간에 나타나는지 살펴봅니다.
- 페이지가 완전히 비어 있는지, 작은 표 조각이나 머리글만 나타나는지도 구분합니다.
| 나타나는 증상 | 먼저 확인할 항목 |
|---|---|
| 마지막에 완전히 빈 페이지가 붙음 | 인쇄 영역, 마지막 사용 셀, 불필요한 서식 |
| 중간에 불필요한 페이지가 생김 | 복수 인쇄 영역, 수동 페이지 나누기 |
| 오른쪽에 작은 표 조각만 출력됨 | 용지 방향, 열 너비, 인쇄 배율 |
| 다른 시트의 내용까지 PDF에 포함됨 | 선택된 시트, PDF 게시 대상 |
| 인쇄 미리보기와 실제 PDF 결과가 다름 | 내보내기 옵션, 선택 시트, PDF 변환 방식 |
예를 들어 실제 견적서가 A1:H35 범위에 있는데 인쇄 미리보기에서는 3페이지까지 표시된다고 가정해 보겠습니다. 먼저 인쇄 영역이 A1:H35보다 넓게 지정되어 있지 않은지 확인합니다.
반면 두 번째 페이지에 H열 이후의 표 일부가 잘려 나타난다면 불필요한 셀을 삭제하기보다 용지 방향과 배율을 조정하는 편이 적절합니다.
방법 1. 인쇄 영역을 지우고 필요한 범위만 다시 설정하기
가장 먼저 시도할 방법은 인쇄 영역 초기화입니다. 엑셀은 화면에 보이는 표만 인쇄하는 것이 아니라 지정된 인쇄 영역을 기준으로 페이지를 구성할 수 있습니다.
실제 데이터가 A1:H35에만 있는데 과거 작업에서 A1:Q150을 인쇄 영역으로 지정했다면 불필요한 범위가 출력 대상에 포함될 수 있습니다.
인쇄 영역 초기화 순서
- PDF로 저장할 워크시트를 선택합니다.
- 상단에서 페이지 레이아웃 탭을 클릭합니다.
- 인쇄 영역 → 인쇄 영역 지우기를 선택합니다.
- 출력에 필요한 셀 범위만 선택합니다. 예를 들어 A1:H35를 드래그합니다.
- 페이지 레이아웃 → 인쇄 영역 → 인쇄 영역 설정을 선택합니다.
- Ctrl+P를 눌러 전체 페이지 수와 출력 내용을 확인합니다.
여기서 주의할 점은 인쇄 영역 지우기가 셀 데이터를 삭제하는 작업은 아니라는 사실입니다. 기존에 지정된 출력 범위 설정만 해제합니다.
또한 Ctrl 키를 누른 채 서로 떨어진 두 영역을 지정하면 여러 인쇄 영역이 만들어질 수 있습니다. Microsoft에 따르면 개별 인쇄 영역은 별도의 페이지로 인쇄됩니다.
따라서 하나의 연속된 견적서나 정산표라면 실제 필요한 범위를 하나로 지정하는 것이 좋습니다.
정상 확인: 기존 3페이지였던 미리보기가 필요한 1페이지 또는 2페이지로 줄었다면 기존 출력 범위가 원인이었을 가능성이 있습니다. 단, 페이지 수만 확인하지 말고 마지막 행과 열이 빠짐없이 표시되는지 함께 확인하세요.
방법 2. Ctrl+End로 숨은 빈 셀과 서식 확인하기
인쇄 영역을 다시 지정해도 문제가 계속되거나, 출력 범위를 따로 설정하지 않았는데 예상보다 많은 페이지가 만들어진다면 마지막 사용 셀을 확인합니다.
엑셀에서는 데이터가 없어 보이는 셀에도 서식이 남을 수 있습니다. 테두리, 채우기 색, 숫자 형식 등으로 사용 범위가 실제 데이터보다 넓어지면 인쇄 페이지 수에도 영향을 줄 수 있습니다.
마지막 사용 셀 위치 확인
- 먼저 원본 엑셀 파일을 다른 이름으로 저장해 백업합니다.
- 문제가 있는 워크시트에서 아무 셀이나 클릭합니다.
- Ctrl+End를 누릅니다.
- 이동한 셀의 주소를 확인합니다.
- 실제 보고서나 표가 끝나는 위치와 비교합니다.
예를 들어 표는 H35에서 끝나는데 Ctrl+End를 누르면 Q400으로 이동한다면 H35 이후의 행과 열에 데이터 또는 불필요한 서식이 남아 있는지 점검해야 합니다.
단, Ctrl+End가 멀리 이동한다고 해서 그 범위를 모두 삭제하면 안 됩니다. 참조 수식, 숨겨진 계산용 데이터, 조건부 서식 또는 다른 작업에 필요한 정보가 있을 수 있기 때문입니다.
실제로 필요 없는 셀의 서식 정리
- 마지막 데이터 행과 열을 확인합니다.
- 데이터 범위 밖에 수식, 필요한 값, 숨겨진 정보가 없는지 점검합니다.
- 실제로 사용하지 않는 오른쪽 열과 아래쪽 행의 범위를 선택합니다.
- 해당 범위에 필요한 내용이 전혀 없다면 홈 → 지우기 → 모두 지우기를 선택합니다.
- 통합 문서를 저장한 뒤 닫습니다.
- 파일을 다시 열어 Ctrl+End를 누르고 마지막 사용 셀을 확인합니다.
- Ctrl+P로 인쇄 미리보기의 페이지 수를 다시 확인합니다.
단순히 서식만 제거할 필요가 있고 셀 내용은 유지해야 한다면 모두 지우기 대신 서식 지우기를 검토하세요. 모두 지우기는 선택한 범위의 내용과 서식을 함께 제거할 수 있습니다.
특히 수식이 빈 문자열을 반환하는 셀은 화면에는 아무 내용이 없는 것처럼 보일 수 있습니다. 겉보기에 빈 셀이라고 해서 계산에 사용하지 않는 셀이라고 단정하지 마세요.
Microsoft도 마지막 사용 셀을 확인한 뒤 데이터 밖의 불필요한 서식을 정리하고, 저장 후 파일을 다시 열어 사용 범위를 확인하도록 안내합니다.
방법 3. 페이지 나누기 미리보기에서 불필요한 구분 제거하기
인쇄 영역과 마지막 사용 셀이 정상인데도 특정 위치에서 페이지가 잘린다면 수동 페이지 나누기를 확인합니다.
엑셀에는 용지 크기와 배율에 따라 자동으로 생성되는 페이지 나누기와 사용자가 직접 지정한 페이지 나누기가 있습니다.
페이지 나누기 확인 및 초기화
- 문제가 있는 워크시트를 선택합니다.
- 상단 보기 → 페이지 나누기 미리 보기를 선택합니다.
- 표 주변에 표시되는 페이지 경계를 확인합니다.
- 불필요한 수동 페이지 나누기가 있다면 페이지 레이아웃 → 나누기 → 페이지 나누기 모두 원래대로를 선택합니다.
- 다시 Ctrl+P를 눌러 출력 페이지를 확인합니다.
페이지 나누기 미리보기에서 파선은 엑셀이 자동으로 추가한 페이지 나누기이고, 실선은 수동으로 설정한 페이지 나누기입니다.
수동 페이지 나누기를 하나만 삭제하고 싶다면 해당 구분선 아래의 행 또는 오른쪽의 열을 선택한 다음 페이지 레이아웃의 나누기 메뉴에서 페이지 나누기 제거를 선택할 수 있습니다.
자동 페이지 나누기는 직접 삭제할 수 없습니다. 용지 크기, 배율, 여백 또는 행과 열의 크기를 조정해야 합니다.
주의: 페이지 나누기 모두 원래대로를 실행하면 기존에 의도적으로 나누어 놓은 보고서 페이지도 변경될 수 있습니다. 정해진 출력 양식이 있는 문서라면 백업 후 수정하세요.
방법 4. PDF 저장 범위와 여러 시트 설정 확인하기
한 워크시트의 인쇄 미리보기에는 문제가 없는데 최종 PDF에 예상하지 않은 내용이나 페이지가 포함된다면 PDF 저장 대상을 확인해야 합니다.
특히 통합 문서에 견적서 외에도 임시 계산 시트, 이전 보고서, 참고용 자료가 들어 있을 때는 출력 대상 설정을 정확히 확인하는 것이 중요합니다.
PDF 게시 대상 설정 확인
- PDF로 저장할 엑셀 파일을 엽니다.
- 먼저 화면 아래쪽에서 선택된 워크시트 탭을 확인합니다.
- 파일 → 다른 이름으로 저장 또는 복사본 저장을 선택합니다.
- 파일 형식을 PDF (*.pdf)로 변경합니다.
- 저장 화면에서 옵션을 선택합니다.
- 게시 대상이 선택 영역, 활성 시트 또는 전체 통합 문서 중 무엇으로 지정되어 있는지 확인합니다.
- 원하는 대상과 페이지 범위를 설정한 뒤 저장합니다.
- 완성된 PDF를 열어 페이지 수와 내용을 확인합니다.
Windows용 Excel의 버전과 저장 방식에 따라 일부 메뉴 이름과 옵션 표시 방식은 다를 수 있습니다.
여러 시트가 선택된 상태라면 활성 시트 출력에 의도하지 않은 시트가 포함될 수 있으므로 주의하세요. 반대로 전체 통합 문서를 PDF로 만들어야 한다면 각 시트의 인쇄 영역을 개별적으로 점검하는 것이 좋습니다.
또한 완전히 비어 있는 워크시트가 있다는 사실만으로 빈 PDF 페이지가 반드시 만들어지는 것은 아닙니다. 해당 시트의 실제 인쇄 범위와 설정을 확인해야 합니다.
방법 5. 오른쪽으로 넘어가는 추가 페이지 줄이기
두 번째 페이지가 완전히 비어 있는 것이 아니라 오른쪽 끝 열이나 표의 일부분만 나타난다면 인쇄 배율이나 용지 방향이 원인일 수 있습니다.
예를 들어 A1:H35 범위의 표를 세로 방향 A4 용지에 인쇄할 때, 열 너비가 넓어 H열 일부가 다음 페이지로 넘어갈 수 있습니다.
가로로 긴 표의 페이지 조정
- 페이지 레이아웃 → 방향을 선택합니다.
- 가로로 긴 표라면 가로 방향으로 변경해 봅니다.
- 페이지 레이아웃의 크기에 맞게 조정 설정을 확인합니다.
- 너비 1페이지, 높이 자동으로 설정해 봅니다.
- Ctrl+P에서 표의 마지막 열과 페이지 수를 확인합니다.
이 설정을 이용하면 열이 많은 워크시트를 가로 한 페이지 너비에 맞출 수 있습니다. 행이 많은 자료는 세로로 여러 페이지에 걸쳐 인쇄할 수 있어 긴 보고서에도 활용할 수 있습니다.
다만 너비와 높이를 모두 1페이지로 고정하면 전체 내용이 한 장에 들어가도록 축소되면서 글자가 지나치게 작아질 수 있습니다.
따라서 목표는 모든 문서를 무조건 한 장으로 만드는 것이 아니라 불필요한 페이지를 줄이면서 내용을 읽기 쉬운 크기로 유지하는 것입니다.
인쇄 미리보기는 정상인데 PDF에만 빈 페이지가 있다면?
Ctrl+P 미리보기에는 문제가 없는데 PDF로 저장한 결과만 다르다면 인쇄 미리보기와 PDF 내보내기에 사용한 설정을 비교합니다.
- 완성된 PDF를 다시 열어 실제 페이지 수를 확인합니다.
- 엑셀에서 PDF 저장 옵션과 게시 대상을 확인합니다.
- 인쇄 미리보기에서 확인한 시트와 PDF로 내보낸 시트가 같은지 비교합니다.
- 가능하다면 파일 → 내보내기 → PDF/XPS 만들기를 사용해 새 PDF를 생성해 봅니다.
- Microsoft Print to PDF로 저장했다면 인쇄 창의 페이지 범위와 출력 대상을 확인합니다.
- 새로 만든 간단한 테스트 통합 문서에서도 같은 현상이 발생하는지 비교합니다.
특정 통합 문서에서만 문제가 발생한다면 해당 파일의 인쇄 영역, 페이지 설정, 시트 선택 상태를 우선 검토합니다.
반대로 여러 파일에서 동일한 현상이 나타난다면 PDF 변환 방식이나 사용 중인 Excel 환경에 따른 차이도 점검할 필요가 있습니다.
이 단계에서 중요한 것은 PDF 파일을 반복해서 저장하는 것이 아니라 저장 방식에 따라 어떤 설정이 달라지는지 하나씩 비교하는 것입니다.
이미 저장한 PDF에서 빈 페이지만 삭제하는 방법
이미 제출용 PDF를 만들어 놓았는데 마지막에 빈 페이지가 들어 있다면 엑셀 원본을 수정하지 않고 필요한 페이지만 새 PDF로 저장하는 방법도 있습니다.
Windows에서 Microsoft Edge와 Microsoft Print to PDF를 사용할 수 있다면 다음 순서로 진행할 수 있습니다.
- PDF 파일을 Microsoft Edge에서 엽니다.
- Ctrl+P를 눌러 인쇄 창을 엽니다.
- 출력 대상으로 Microsoft Print to PDF를 선택합니다.
- 페이지 범위에서 필요한 페이지만 지정합니다.
- 예를 들어 2페이지가 빈 페이지라면 지원되는 페이지 범위 입력 방식에 맞춰 1, 3-4를 지정합니다.
- 새 PDF로 저장합니다.
- 완성된 파일을 열어 페이지 순서와 누락된 내용이 없는지 확인합니다.
이 방법은 원본 PDF에서 빈 페이지를 직접 제거하는 것이 아니라 필요한 페이지만 새 PDF로 다시 만드는 방식입니다.
PDF에 포함된 책갈피, 입력 양식, 링크 등 일부 기능이 유지되지 않을 수 있습니다. 계약서나 제출용 문서라면 최종 파일을 반드시 확인하세요.
같은 엑셀 파일에서 PDF를 반복 생성해야 한다면 원본의 인쇄 영역이나 저장 설정을 수정하는 편이 효율적입니다.
엑셀 PDF 저장 전 마지막 확인 사항
수정 후에는 페이지 수만 줄어들었는지 확인하지 말고 필요한 내용이 모두 포함되었는지 확인해야 합니다.
- PDF로 저장할 워크시트만 선택했는가?
- 인쇄 영역이 실제 출력할 표 범위와 일치하는가?
- Ctrl+End가 불필요하게 먼 셀로 이동하지 않는가?
- 필요 없는 수동 페이지 나누기가 남아 있지 않은가?
- 오른쪽 열이나 마지막 행이 잘리지 않았는가?
- Ctrl+P에서 모든 페이지를 확인했는가?
- PDF 저장 후 다시 열어 실제 결과를 검토했는가?
거래처에 전달하는 견적서나 정산표라면 최종 PDF의 첫 페이지와 마지막 페이지를 특히 주의해서 확인하세요. 페이지 설정을 바꾸는 과정에서 필요한 합계 행이나 비고란이 빠질 수도 있습니다.
자주 묻는 질문 FAQ
Q1. Ctrl+End가 정상 위치로 이동하는데도 빈 페이지가 생깁니다.
마지막 사용 셀에 문제가 없더라도 인쇄 영역, 복수 인쇄 영역, 수동 페이지 나누기 또는 PDF 저장 대상에 따라 추가 페이지가 생길 수 있습니다. 이 경우 인쇄 영역과 저장 대상을 먼저 확인하세요.
Q2. 페이지 나누기 점선을 숨기면 PDF의 빈 페이지도 없어지나요?
아닙니다. 화면에 표시되는 페이지 나누기 선을 숨기는 것은 표시 설정을 변경하는 작업입니다. 실제 페이지 수를 줄이려면 인쇄 영역, 용지 크기, 여백, 배율 등의 설정을 조정해야 합니다.
Q3. 인쇄 영역 지우기를 실행하면 엑셀 데이터도 삭제되나요?
인쇄 영역 지우기는 셀 데이터를 삭제하지 않고 출력 범위 설정을 해제하는 기능입니다. 반면 홈 메뉴의 모두 지우기는 선택 범위의 내용과 서식 등을 삭제할 수 있으므로 두 기능을 구분해야 합니다.
Q4. Microsoft 365와 Excel 2021에서도 같은 방법을 사용할 수 있나요?
여기서 설명한 주요 인쇄 영역, 마지막 사용 셀, 페이지 나누기 및 PDF 저장 기능은 Microsoft 365용 Excel과 Excel 2021을 비롯한 여러 Windows 데스크톱 버전에서 지원됩니다. 다만 사용 중인 버전이나 플랫폼에 따라 메뉴 위치와 표시 방식은 다를 수 있습니다.
마무리
엑셀을 PDF로 저장했을 때 빈 페이지가 생긴다면 먼저 Ctrl+P에서 실제 인쇄 페이지를 확인하세요. 다음으로 인쇄 영역을 초기화하고 필요한 범위만 다시 지정합니다.
그래도 해결되지 않는다면 Ctrl+End로 마지막 사용 셀을 확인하고, 수동 페이지 나누기와 PDF 저장 대상을 차례로 점검하세요. 오른쪽에 표 일부만 넘어가는 상황이라면 셀을 삭제하기보다 용지 방향과 배율을 조정하는 것이 적절합니다.
가장 중요한 것은 인쇄 설정 변경과 실제 셀 데이터 삭제를 구분하는 것입니다. 원본 파일을 백업하고 필요한 범위만 수정하면 데이터를 보호하면서 불필요한 PDF 페이지를 줄일 수 있습니다.